Facturation, devis, agendas : tout savoir sur les logiciels en ligne pour les artisans

Un artisan peut et doit faire évoluer sa manière de travailler pour devenir plus compétitif et plus rentable. Nous allons voir dans cet article que les logiciels apportent non seulement de la compétitivité mais aussi du confort de travail. Cet article est rédigé par Fabien Paupier d’appvizer.fr suite à son intervention à la Journée d’information de la CAPEB Hérault du 24 Novembre 2017 pour découvrir des outils numériques.

Les logiciels en ligne : qu’est-ce que c’est ?

Les logiciels en ligne sont des outils auxquels vous accédez via une simple connexion Internet depuis votre ordinateur ou votre téléphone quand vous êtes en déplacement. Ils ne sont donc pas installés sur votre ordinateurs : vous les utilisez via votre navigateur Internet classique. Autre particularité : on ne les achète pas, on les loue.

Avantage des logiciels en ligne pour les artisans

Les logiciels en ligne vous offrent les avantages suivants :

A quoi faire attention avant d’acheter un logiciel ?

Le point de vigilance le plus important est le service client sensé répondre à vos questions et vous aider à résoudre vos problèmes éventuels. Il doit être disponible en français et réactif. C’est le cas pour la plupart des logiciels français, mais posez la question à l’éditeur du logiciel qui vous intéresse pour en avoir le coeur net.

 

Ensuite, comparez les prix et les avis des utilisateurs sur des comparateurs de logiciels ou via des réseaux comme la CAPEB. Les prix sont relativement très homogènes cependant car les éditeurs sont tous concurrents à l’échelle nationale, ce qui a pour effet de lisser les prix.

L’ergonomie ensuite est fondamentale : vous devez pouvoir créer un devis rapidement et le convertir immédiatement en facture sans avoir à chercher les informations pendant de longues minutes.

Enfin, la réversibilité est aussi très importante : c’est le fait de pouvoir partir quand vous voulez, sans surcoût, avec l’intégralité de vos données. Ce point est à vérifier également avec l’éditeur avant l’achat pour ne pas se faire piéger.

Exemples de logiciels pour les artisans

Voici quelques exemples de logiciels utiles au quotidien.

1. Logiciels de devis-facturation et comptabilité

Les logiciels de devis et facturation sont au coeur de votre activité d’artisan. Comptez 10€ /mois /utilisateur pour un logiciel comprenant les fonctionnalités suivantes :

Retrouvez tous les logiciels de devis et facturation ici (source appvizer).

2. Messagerie professionnelle

Une messagerie professionnelle vous permet d’avoir une adresse de type [email protected] au lieu de @gmail.com. Elle permet également de gérer l’ensemble des collaborateurs depuis un endroit : si un collègue quitte votre entreprise par exemple, vous pourrez transférer ses documents à une autre personne. Les messageries professionnelles (à partir de 4€ /mois /utilisateur) offrent enfin un niveau de sécurité garanti ainsi que des sauvegardes régulières de vos emails.

3. Agenda

Les agendas en ligne sont compris dans votre messagerie (G Suite par exemple). Ils offrent les avantages suivants :

4. Gestion de documents

Emmenez vos plans, vos notes, vos devis et tout autre document important sur vos chantiers grâce aux logiciels de GED (Gestion Electronique de Documents). Ces logiciels vous permettent de modifier, ranger, rechercher et visualiser vos document où que vous soyez, même avec un smartphone.

 

Ce type de logiciel est souvent compris dans les suites bureautiques (Email + Agenda + Contacts + Documents) comme G Suite ou Microsoft Office 365. Si ce n’est pas le cas, comptez 5€ /mois  /utilisateur pour disposer d’un excellent outil de gestion de documents.

5. Sauvegarde des fichiers et des logiciels

La sauvegarde de vos fichiers est votre assurance vie. Si vous perdiez tout vous pourriez mettre la clé sous la porte. Pour éviter cela, d’excellents logiciels de sauvegarde remplissent la mission de sauvegarder toute la journée vos données et vous permet de les récupérer à tout instant. Le tout pour moins de 10€ /mois /utilisateur. Voici quelques logiciels à tester : Adbackup, Neobe, RG Backup, Oxibox, Beemo2Cloud.

6. Notes de frais

Les logiciels de notes de frais sont les outils qui font gagner un temps incroyable aux artisans et aux entrepreneurs. Au lieu de garder son reçu dans la poche et de saisir ses notes dans un fichier Excel, il suffit de faire une photo du reçu avec son téléphone et le logiciel créé la note de frais tout seul. La plupart savent reconnaitre la date, le montant et l’intitulé tout seul. Vous pouvez ensuite oublier votre reçu car il n’est plus nécessaire.

 

7. Logiciels de BIM

Les professionnels du bâtiment feront de plus en plus appel au BIM (Modélisation des Données du Bâtiment) qui permettent de simuler la réalisation d’une construction ou d’une rénovation avant même de commencer le chantier. La législation impose d’ailleurs de plus en plus l’utilisation d’un logiciel BIM. Le BIM permet par ailleurs de travailler avec tous les corps de métiers qui interviennent sur un chantier : architectes, artisans, promoteurs, etc. Retrouvez également les logiciels de BIM sur appvizer pour en savoir plus.

Conclusion

Les logiciels en ligne vous amènent à repenser légèrement la manière dont vous travaillez mais ils vous permettent d’agir plus vite, de faire moins d’erreurs, de mieux vous organiser et de diminuer votre stress. Ils sont peu coûteux tant qu’ils ne sont pas trop nombreux. Un artisan a besoin de 1 à 5 logiciels pour un coût inférieur à 50€ /mois.

Lors de la journée du numérique de la CAPEB, une remarque très pertinente a été partagée : commencez par un premier logiciel simple à prendre en main comme une messagerie, puis évoluez à votre rythme. C’est le meilleur moyen de prendre le train du numérique en marche sans douleur.